אם אתם בעלי עסק או מנהלים משרד בוודאי ידוע לכם שההוצאות עבור ציוד משרדי יכולות להוות אחוז לא מבוטל מכלל ההוצאות השוטפות ולמרות זאת אתם עשויים למצוא את עצמכם בלי פריט הכרחי כלשהו. האם זה חייב להיות כך? לא בהכרח.
בעולם תחרותי שבו ניתן להזמין ציוד משרדי בלחיצת כפתור אתם יכולים לבחור ללכת בדרך של יעילות תפעולית והפחתת העלויות או להתעלם ממגוון האפשרויות ולהתנהל בדרך צרכנית לא יעילה.
לפניכם רשימת ציוד משרדי הכרחי וטיפים שאני מיישמת בעצמי שיכולים לעזור לכם לעשות סדר, לרכוש את מה שאתם צריכים בלי הגבלה ואפילו לחסוך בהוצאות הודות לניהול חכם של מלאי הציוד המשרדי.
רשימת ציוד משרדי שצריך להכיר – בדקו אם יש לכם אותו
לכל עסק יש את המאפיינים הייחודיים שלו שמחייבים השקעה בציוד ייחודי אך לכולם יש את ציוד הבסיס שמשמש לעבודה היומיומית.
לפניכם רשימת הציוד שאתם צריכים להכיר ולוודא שיש לכם אותו – ומספיק ממנו כך שתמנעו מבזבוז זמן.
ניירות למדפסת
מדובר במרכיב פשוט אך הכרחי וכל עוד אתם לא מבצעים צילומי שמש או זקוקים למאפיינים מיוחדים אחרים, תוכלו להסתפק בנייר צילום ודפים למדפסת במחיר זול, חלקים ובעיקר הזולים ביותר.
כלי כתיבה
נכון שאנחנו משתמשים במחשב יותר ויותר אבל עדיין לא הומצא תחליף ראוי לעט הכחול והפשוט.
את חבילת כלי הכתיבה נשלים באמצעות מרקרים, עפרונות וטושים מחיקים ושימושיים במיוחד.
קחו בחשבון שצריך לרכוש גם אמצעים למחיקה ולתיקון כמו טיפקס או מדבקות לבנות.
אביזרי אחסון
אחד מאבני היסוד של עסק מצליח הוא סדר וניקיון (כן – גם ניקיון). לכן חשוב לתת את הדעת לעמדות עבודה מסודרות שמכילות אביזרי אחסון מתאימים.
זה יכול לבוא לידי ביטוי במגירות נשלפות או מעמדים שיעזרו לכם למצוא כל מסמך בלי לבזבז חצי יום עבודה.
מעמדים לשולחן
מעמדים לכלי הכתיבה, לפתקי ממו ומקומות ייעודיים להניח בהם באופן מסודר את שאר הציוד המשרדי כך שיהיה בהישג יד.
אמצעי תיוק
קלסרים יעזרו לכם לשמור על הסדר ולהתמצא בים הניירת שמקיפה אתכם באופן יעיל.
בדרך כלל מומלץ להיעזר בקלסרים עם גב 4 ס"מ בעוד שאם צריך לתייק כמות מסמכים גדולה במיוחד אפשר להיעזר בקלסרים עם גב 6 עד 10 סנטימטרים.
מעבר לקלסרים מומלץ לרכוש אמצעי תיוק נוספים כמו שמרדפים, תיקיות קרטון או ניילון וכמובן חוצצים.
פתקיות
פתקיות הן דרך טובה מאוד לכתוב תזכורות הן על ידי פתקיות נדבקות (פוסט איט) או על ידי פתקיות צבעוניות רגילות.
בלוקים לכתיבה ומחברות
למרות השימוש הנרחב במחשבים ואמצעים דיגיטליים, יש עדיין רבים (כולל אותי) שעדיין צריכים את המחברת או בלוק הכתיבה כדי להישאר בשליטה. מעבר לכך מחברות הן חלק בלתי נפרד בכל הדרכה איכותית בעסק.
לוחות כתיבה ותיוג
הזכרנו בתחילה את השימוש הנרחב בטושים מחיקים ובעוד שיש כאלה שיעזרו בחלון או בדלת הזכוכית כדי לכתוב עליהם ישירות, במרבית המקרים לוח מחיק יעשה את העבודה הרבה יותר טוב.
תוסיפו לזה לוח שעם בגדלים שונים ותקבלו סביבת עבודה פורה שבה שום דבר לא נשכח.
מספריים וסכיני חיתוך
במשרד סטנדרטי אין צורך ביותר מדי כלי חיתוך כמו מספריים וסכינים יפניים אבל תמיד טוב שיש כמה בהישג יד כדי לפתוח איזו חבילה או מעטפה.
מומלץ להשתמש בסכינים יפניות נשלפות – כאלה שלא ניתן להשאיר פתוחות ולגרום לפציעה של מישהו ששלח יד לתוך המגירה ונפגע מהלהב.
בנוסף כדאי מאוד לחשוב גם על השמאליים שבינינו ולרכוש לפחות זוג מספריים שמתאים גם לשמאליים.
שדכנים
מומלץ שיהיה שדכן בכל עמדת עבודה. שימו לב שבניגוד לשימוש ביתי, במשרד מומלץ להשקיע בשדכנים איכותיים עם סיכות גדולות שיכולות להתמודד עם סיכוך דפים רבים בבת אחת.
מחוררים
בדיוק כמו הבחירה של השדכנים – לכו על סוג איכותי שימנע מאבק עם דפים עבים (ועם כאבי אצבעות).
סיכות ונעצים
תדאגו לשמור על מלאי מספק של סיכות לשדכן או להצמדת מסמכים ונעצים ללוחות השעם כך שתוכלו להפיק את המקסימום מהציוד הקיים.
מדבקות וסרטי הדבקה
מדבקות רחבות לסימון קלסרים ושאר פריטים וסלוטייפ הם פריטים חשובים שאתם אף פעם לא יודעים מתי תצטרכו ותמיד טוב שיהיו בהישג יד.
מעטפות
מומלץ שיהיו מעטפות למשלוח דואר וחבילות או סתם כדי לתייק באופן מסודר. מומלץ להחזיק מעטפות בגדלים שונים וכן גם כמה בולים.
הדילמה של בעלי עסקים ומנהלים
בתור מנהלים או בעלים של עסק יש לכם הרבה מאוד דברים על הראש והדבר האחרון שמעניין אתכם הוא להתעסק עם מלאי הציוד המשרדי.
מה הפתרון המאולץ בעסקים רבים? פשוט רוכשים בלי יותר מדי שאלות שהרי זאת הוצאה מוכרת שלא צריכה לעלות הרבה…
בפועל המצב שונה ובעסקים רבים ההוצאות מרקיעות שחקים – בטח בהסתכלות שנתית. האם ניתן לשנות את זה? בדרך כלל כן וככל שמדובר בחברות גדולות יותר, כך פוטנציאל החיסכון עולה אף הוא.
חיסכון בהוצאות ציוד משרדי כמאפיין של העסק
יש הרבה דרכים לסווג עסקים אך אחת המעניינות לטעמי היא על פי ההתנהלות הכספית שלהם. בעוד שעסקים שמצליחים להרוויח בשווקים תחרותיים יודעים לנתח כל הוצאה וכל השקעה אל מול ההכנסות והרווחים, ישנם לא מעט ארגונים שלא משקיעים מחשבה יתירה בהתייעלות מפני שהם אינם תלויים בה (ע"ע מוסדות מדינה או חברות גדולות שמחזיקות ביתרונות תחרותיים מובהקים).
מאחר שהבלוג שלי פונה אל בעלי עסקים וצרכנים חכמים, טבעי שנעסוק דווקא בקבוצה הראשונה תוך ניסיון לנתח את ההוצאות המשרדיות שכל בעל עסק נאלץ להתמודד איתן ומתן כלים שיעזרו לכם לנהל את המלאי של הציוד המשרדי באופן חכם.
דרכים לחסוך בהוצאות
המחירים אולי אינם יקרים אך לאורך זמן הם יכולים להתברר כמשמעותיים ולכן כדאי ליישם מספר דרכים פשוטות שיעזרו לכם לייעל את ניהול המלאי כך שתחסכו בהוצאות וגם תיהנו מסדר מופתי שבו הכל נמצא בהישג יד ואין מצבי חירום שבהם אתם מגלים שאין דפים למדפסת.
ניהול המלאי
מומלץ למנות אדם שיהיה אחראי על ניהול מלאי הציוד המשרדי ושיהיה אמון על בדיקת רמת המלאי ולזהות צריכה גבוהה מהרגיל.
נתקלתי בעבר בחברה מאוד גדולה ומוכרת שאפשרה לאלפי העובדים לגשת אל ארונות הציוד המשרדי ולקחת כל מה שהם צריכים.
הבעיה היתה בחודשי הקיץ שרבים ראו בארונות הללו מקום טוב להשלמת ציוד לבית הספר בעבור ילדיהם.
מינוי עובד שיהיה אחראי לכל בקשה הפחיתה את העלות בעשרות אלפי שקלים בחודשים הללו (אין טעות בכתבה – עשרות אלפי שקלים!).
משלוחים
מרבית החברות לשיווק ציוד משרדי מציעות משלוח חינמי החל מסכום מסויים. מומלץ לייעל את ההזמנות ולהימנע מלהגיע למצבים של הזמנת פריטים דחופים כך שלא תאלצו לשלם דמי משלוח.
רכשו סטוקים
אתם לא צריכים לפתוח מחסן של ציוד משרדי אבל זכרו שמדובר במוצרים שאינם תופסים נפח ושאינם מתקלקלים.
רכישת סטוקים יכולה לזכות אתכם בהנחות משמעותיות ולאורך זמן מדובר בחיסכון גדול מאוד.
ולבסוף זכרו, תמיד צריך לבחור את הציוד באופן חכם – כזה שיתרום לביצוע יעיל ומהיר של פעולות שוטפות אך מבלי להיכנס לבזבוזים מיותרים.